A pressão para fazer mais com menos já faz parte da rotina dos executivos de Tecnologia e Segurança da Informação. Ao mesmo tempo em que aumentam as demandas por proteção, disponibilidade, novas tecnologias e serviços, os orçamentos seguem sujeitos à avaliação das empresas. Foi a partir desse cenário que Clayton Soares, CISO e CIO da Aeris Energy, estruturou o keynote de abertura do Security Leaders Fortaleza, com foco nas Estratégias de Otimização do Orçamento de SI.
Para Soares, o ponto de partida está em mudar a forma como o orçamento é tratado. “Otimizar o orçamento não é cortar custos”, afirmou. A diferença, segundo ele, está no objetivo: enquanto o corte reduz custos, a otimização procura eliminar desperdícios e preservar o valor entregue pela área de Segurança. “Se eu corto o orçamento de qualquer jeito, eu posso ter impacto na minha operação”, alerta o executivo.
A proposta apresentada parte de uma realidade comum às empresas: mesmo quando existe um orçamento de Segurança já estabelecido, novas necessidades surgem ao longo do tempo como contratação de produtos e serviços, atualização tecnológica, expansão ou adequação das equipes. “Nem sempre é possível ampliar a verba na mesma proporção, a alternativa passa por encontrar espaço dentro dos recursos já disponíveis.”
Quatro alavancas para encontrar espaço no orçamento
A estratégia apresentada por Soares é baseada em quatro alavancas de otimização, associadas ao conceito de Strategic Sourcing: redução de consumo, ajuste de escopo, renegociação e transformação. A primeira busca identificar aquilo que está sendo pago, mas não é efetivamente utilizado, como licenças ociosas, equipamentos sem uso, consumo excessivo de logs e serviços duplicados.
O ajuste de escopo leva a uma segunda pergunta: o que foi contratado continua adequado à necessidade atual? Já a renegociação considera contratos existentes, preços praticados pelo mercado, volumes e condições comerciais. “Um contrato de três anos, por exemplo, não deveria impedir uma revisão periódica dos valores e das condições acordadas”, destaca o executivo.
A quarta alavanca é a transformação, que envolve automação, RPA e Inteligência Artificial para substituir processos ou conjuntos de serviços por alternativas mais simples, eficientes ou adequadas ao momento da organização. O objetivo não é apenas reduzir uma despesa, mas criar capacidade para direcionar recursos a novas necessidades.
A lógica também exige que o saving seja analisado junto ao risco. Soares propõe priorizar os chamados quick wins, iniciativas nas quais o esforço e o risco de implementação sejam compatíveis com o retorno esperado. Benchmarking também aparece como ferramenta para comparar preços, contratos e modelos utilizados por outras empresas.
Do orçamento base zero ao saving de 30%
A aplicação prática da metodologia foi apresentada a partir de um caso vivido pelo executivo em uma empresa anterior. Utilizando o conceito de Orçamento Base Zero, ele redesenhou a arquitetura necessária e comparou o cenário ideal com aquilo que já estava contratado. A revisão envolveu componentes como firewall, antivírus, SOC, backup e MFA, entre outros serviços.
O resultado, segundo o executivo, foi uma redução de 30% no orçamento anual de TI, equivalente, naquele caso, a R$ 4 milhões. O recurso liberado não foi tratado simplesmente como uma redução de despesa: parte do saving foi utilizada para contratar novos produtos e serviços, abrindo espaço para a evolução da área.
A experiência sustenta a principal mensagem do keynote: a gestão do orçamento precisa ser contínua, e não uma atividade realizada apenas durante o ciclo anual de planejamento. Soares sugere que a revisão seja feita, idealmente, a cada seis meses, acompanhando consumo, contratos, escopos, preços e alternativas tecnológicas.
No encerramento, a provocação foi direcionada à própria gestão de contratos. “Cortar custo, qualquer um corta. O diferencial é saber onde, como e com Segurança. A governança deve acompanhar de perto essas relações e transformar contratos em instrumentos de gestão, não apenas em compromissos financeiros”, concluiu.
