A gestão de dados dos documentos de fornecedores subcontratados e terceiros pode ser um processo desafiador, especialmente se a empresa estiver lidando com uma grande quantidade de fornecedores e terceiros.
Segundo o IBGE, 22% dos trabalhadores formais hoje no Brasil são terceirizados e esse número só tende a aumentar. Para a Clever Global, gerenciar todo esse processo fica mais simples quando se usa uma tecnologia adequada para mitigar riscos, tanto para o empregador quanto para o colaborador.
Com 2023 ainda no início, é importante que empresas se organizem para rever e ajeitar seus afazeres anuais, evitando dores de cabeça e possíveis processos trabalhistas. Levando em conta essa premissa, Otávio Pepe, diretor Brasil da Clever Global, separou algumas dicas falando porque é essencial ter uma ferramenta para ajudar nessa gestão de dados. Confira:
1) Lista de verificação de documentos: Criar uma lista de verificação de documentos que devem ser obtidos de cada fornecedor ou terceiro, pode levar bastante tempo. Atualmente, existem mais de 94 documentos para serem geridos na gestão documental de fornecedores subcontratados, terceiros, empresas, trabalhadores, maquinarias e veículos, no Brasil. Este volume é necessário para atender à legislação brasileira e também a processos que mitiguem o risco associado à subcontratação dos fornecedores. Com uma ferramenta para organizar toda essa burocracia, muito tempo se ganha.
2) Garantia da segurança dos dados: Como saber quando documentos dos fornecedores e terceiros estão protegidos contra acesso não autorizados e outras ameaças à segurança? A criptografia dos documentos e o armazenamento em servidores seguros é de suma importância e precisa ser feita de maneira minuciosa. Com uma ferramenta SaaS é garantido que apenas as pessoas autorizadas tenham acesso aos dados.
3) Atualização dos documentos: Já pensou em atualizar constantemente mais de 90 documentos? Isso pode incluir verificar regularmente a validade de licenças, certificações e outros. Sempre existem mudanças nas informações, como alterações de endereço ou contato, o que acaba não otimizando tempo se for feito de maneira manual.
