A Yamaha Motor contratou a plataforma de Data Classification da Boldon James para promover a categorização de riscos e confidencialidade dos documentos e também as mensagens de e-mails em toda a sua operação no País, seguindo orientação da matriz no Japão, acompanhando tendência mundial de promover a classificação das informações de negócios para o estabelecimento de políticas de segurança de dados.
Para Manoel Júnior, analista de Segurança e Infraestrutura de TI Yamaha Motor, a empresa no Brasil escolheu a plataforma Data Classification da Boldon James para realizar a automatização dos processos e categorização de todos os documentos de planilhas, apresentações e e-mails. Segundo ele, pesou na decisão as funcionalidades oferecidas e a capacidade de integração com as ferramentas de DLP (Data Loss Prevention), Digital Right Management (DRM), Archiving e recursos de criptografia.
“Iniciamos o projeto de implementação a partir da validação dos processos e testes de aderência da plataforma às conformidades exigidas pela matriz. A equipe de apoio da Boldon James também nos ajudou a adequar a ferramenta aos nossos objetivos, o que facilitou o trabalho”, conta Manoel Júnior.
“Começamos pelos documentos de texto com informações sobre materiais eletrônicos, por exemplo e, ao criar o documento, a plataforma Boldon James oferece uma janela onde é possível definir a categoria e a política de acesso e confidencialidade do arquivo, o que facilita controlar o ciclo de vida da informação, sua destinação e se ela é de uso interno ou externo à companhia. Para que possa ser manuseado ou compartilhado, o documento passa pela aprovação da gerência da área, o que o torna mais seguro e protegido”, destaca ele.
O analista de Segurança e Infraestrutura de TI Yamaha Motor destaca ainda que a plataforma Data Classification permite a classificação correta de documentos à medida que eles são criados ou modificados, a partir de marcas visuais que facilita o trabalho do usuário e a atender à determinação proposta pela Yamaha do Japão. O projeto envolve mais de 1.500 usuários no Brasil, classificando documentos do pacote Microsoft Office (textos, planilhas, apresentações e e-mails) produzidos mensalmente, envolvendo contratos, propostas, entre outros tipos.
Além do Brasil, a Yamaha Motor possui presença na Argentina e Peru e, segundo Manoel Júnior, há planos das subsidiárias utilizarem a tecnologia Boldon James a partir da experiência de uso e resultados positivos obtidos no Brasil. “Como aprendizado, a implementação da plataforma nos mostrou como amadurecer e melhorar os processos da companhia, ajudando os usuários – assim como toda a organização – a evoluírem o senso crítico sobre um documento, uma informação, promovendo e ampliando a colaboração no tratamento dos dados empresariais com fico na segurança dos dados”, conclui Manoel Júnior.
